Airtable pour les nuls

Cet article est un récapitulatif de l'interview MaestriX de Zoé Talon, Head of Operations chez MariaSchools.
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🎙C'est quoi les Maestrix ? Ce sont les événements 100% gratuits en ligne organisés par Join Maestro pour rendre accessible tous les sujets du produit et de la tech.
Vous souhaitez participer ? Jetez un œil aux prochains événements ici.

‍Et si vous débutez en NoCode et que vous souhaitez muscler vos compétences, consultez le programme d'excellence (dont Zoé est alumni) NoCode de Join Maestro.
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Le replay de l'interview 👇

2 idées reçues sur airtable

2 idées reçues à combattre si vous débutez sur airtable, et plus largement en NoCode. 👇
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-> “Ce n’est pas fait pour moi !” “Le NoCode c’est que pour les personnes qui sont au produit !”
Non, c’est applicable à tous types de métiers. Zoé en est la preuve, elle a fait des études dans l’événementiel et a dû prendre en main airtable en arrivant chez Join Lion.
Les templates disponibles sur Airtable en sont aussi une bonne démonstration -> ils s’adressent à tous les métiers.

-> “C’est un moyen super facile de tout faire !”
Le NoCode n’est pas facile mais accessible. Et on ne peut pas tout faire mais c’est une discipline idéale pour gagner en liberté et en autonomie dans ses réalisations.“Ça n’est pas en claquant des doigts que vous allez réussir, et ça serait vous mentir que vous vendre ça."
Mais en : 

• regardant des webinars (😉 Les MaestriX, les webinars gratuits du produit et de la tech)
• participant à des ateliers
• s’entrainant sur airtable, à faire des vues, des automatisations etc.
• faisant une formation (Re coucou la formation No-Code de Join Maestro)

Le lexique et les bases Airtable

Qu’est-ce qu’Airtable ? Un mélange de base de données et feuilles de calcul. Cette application no code permet à plusieurs membres d’une même équipe de stocker, partager et modifier des informations, de manière collaborative.

📙 Petit lexique :

• une “base” (de données) = un document
• une “table” = un onglet
• un “champs” (“fields”) = une colonne
• un “enregistrement” (“record”) = une ligne

Les vues airtable

“Tu peux m’envoyer la liste des événements à venir sur les prochains mois ? Je me perds dans toute la liste…”

Si un collaborateur vous demande ça, vous pouvez utiliser les vues airtable ! En effet, elles servent à afficher les données d’une base de données Airtable de différentes manières. Elles permettent de filtrer, trier, regrouper et afficher des colonnes spécifiques en fonction des besoins.
Zoé explique qu’il y a différents types de vues, la vue par table, carte, calendrier, ou encore galerie. Pour créer des vues, utilisez les filtres pour n’afficher que les enregistrements pertinents
Vous pouvez également utiliser des vues pour analyser la donnée, par exemple avec la fonctionnalité Interfaces vous pouvez construire des graphiques et des diagrammes.
Vous pouvez ensuite partager le lien vers la vue à votre collègue qui demande à voir les événements. ;) Vous pouvez aussi intégrer ces vues, par exemple sur une page notion.

⚠️ Attention : ne supprimez jamais une colonne pour la faire disparaître de votre vue -> en faisant ça, vous supprimez la data.

Le groupement de données sur airtable

C’est une seconde fonctionnalité pour, une fois encore, avoir une meilleure visibilité sur la data dans notre airtable.

Le groupement de données permet de regrouper des enregistrements en fonction d’un ou plusieurs champs communs. Ce sont des sous-catégories.

Est-ce que les groupements de données sont des vues filtrées ?
Le groupement de données va te permettre de faire des vues filtrées. Tes vues tu vas pouvoir les partager à différents types de personnes. Et dans ces vues tu vas pouvoir faire des groupements.

Exemple concret de Zoé : Chez Maria nous faisons des formations, le groupement de données nous permet de comparer la note moyenne d’une promotion par rapport à une autre : est-ce qu’elle a évolué ? Est-ce qu’il y a une chute drastique ?

D’autres exemples d’utilisations des groupements de données dans airtable :

1. Gestion de projets : grouper les tâches par état (à faire, en cours, terminé).
2. Gestion de clients : grouper les enregistrements par région géographique ou par secteur d'activité pour mieux comprendre votre cible.
3. Gestion de produits : grouper les enregistrements par catégorie de produits pour organiser votre catalogue.
4. Suivi des dépenses : grouper les transactions par type de dépense pour identifier là où vous pouvez faire des économies.
5. Gestion d’un CRM  : grouper par source de lead, par stade du cycle de vente, par région géographique, montant de la vente, etc.

Le filtre des informations sur airtable

Si un collaborateur me demande une vue avec uniquement les formations en cours. J’utilise un filtre sur le champs de la date de début.

Dans une utilisation produit par exemple. Si votre backlog est sur airtable, vous pouvez utiliser les filtres pour n’afficher que les tâches dont vous êtes owner. Ou que les tâches prioritaires par exemple.

Vous pouvez également cacher certaines données avec “hidden fields”, par exemple si vous partagez une vue à un prestataire mais vous ne voulez pas afficher les adresses emails de vos clients, ou le CA associé à un enregistrement : ne supprimez pas la colonne !! Si vous le faites, la data sera complètement supprimée.
-> Utilisez les champs masqués.

‍Comment ne pas s'emmêler entre toutes les vues ?

Utiliser les fonctionnalités “vues collaboratives” et “vues personnelles”. Sur la gauche vous pouvez choisir quel type créer. Ça permet de ne pas noyer l’information si vous êtes plusieurs collaboratrices ou collaborateurs à travailler dans cette base.

Nommez et ne conservez que les vues qui ont une utilité à long terme, plutôt que de créer une vue à chaque recherche, ce qui risquerait de créer un grand capharnaüm dans votre base airtable. Et n’hésitez pas à faire le ménage de temps en temps !
Une base lisible = une utilisation fluide !

Les relations sur airtable

Pourquoi faire ? Pour aller chercher des informations dans une table pour les relier à une autre table.

Dans l’exemple ci-dessous, Vous retrouvez une table avec tous les événements organisés, puis une table avec les speakers, les participant(e)s et le budget.

Chaque table est composée d’éléments distincts.

Les bonnes pratiques :

• une entité = une table
• puis on lie ces tables

1 entité = un groupe de données, qui désigne le même objet de la vie réelle et avec différents attributs qui lui sont propres.

• Un événement est une entité qui a différents attributs : un titre, un descriptif, des horaires etc.
• Son intervenant est une autre entité qui a d’autres attributs : un prénom, un nom, une date de naissance, biographie etc.

Link to another record

Vous permet de ne saisir les informations qu’une seule fois et de ne les modifier qu’à un seul endroit.

Exemple ci-dessous : je relie mes événements à mes speakers, si je modifie un speaker, ça se mettra automatiquement à jour dans mes événements.

Lookup

Le Lookup s'utilise en combinaison d’une relation (champ “ Link to another record“), il permet d'afficher la valeur du (ou des) records liés.

Pour mieux comprendre, je vous recommande de directement visionner la démo de Zoé à 40 minutes du replay :

Fonctionnalité Count sur airtable

Cette fonctionnalité vous permet de compter le nombre d'enregistrements liés. Par exemple, si vous rassemblez plusieurs utilisateurs qui ont donné un feedback sur la même feature, vous pouvez comptabiliser combien ils sont.

Les automatisations sur airtable

Directement sur l'outil vous avez plusieurs scénarios d’automatisations faisables. Pour ceux qui sont à l’aise avec Zapier vous pouvez pousser encore plus loin.

Les automatisations disponibles sur airtable : 

• envoi d’un email
• envoi d’un message slack
• update d’un enregistrement (une ligne dans une table)
• générer des documents (des devis, attestations, etc.)
• analyse de user interview

Il existe des templates d’automatisation prêt à l’emploi. À vous de fouiller ! Le champ des possibles est très large, vous pouvez créer plein de choses.

Les interfaces sur airtable

Une superbe feature pour démystifier la donnée en interne en la rendant visuelle et accessible !

Vous pouvez avoir des collaborateurs et collaboratrices qui n’osent pas entrer dans l’outil airtable (et peut-être que vous ne voulez pas qu’ils y aillent pour ne pas modifier la données ;) ). Dans ce cas -> vous pouvez leur donner accès à une interface dans laquelle ils peuvent consulter la donnée avec la barre de recherche.

Vous pouvez permettre aux visiteurs de modifier la donnée depuis l’interface, ou pas.

Exemple d’utilisation chez Maria : Zoé a construit une bibliothèque avec tous les profils de nos intervenants pour permettre aux Sales qui construisent les programmes pour les entreprises de trouver rapidement les meilleurs intervenants de notre pool sur un sujet précis.
Je sélectionne les informations que je souhaite afficher sur les fiches.

Tops 4 des conseils pour débuter sur airtable

1. Pensez votre architecture en fonction de vos besoins en amont.

C’est le cas à chaque fois qu’on utilise un nouvel outil mais surtout lorsqu’il s’agit d’un collecteur de données comme airtable.
Posez-vous sur un papier et dessinez les logiques que vous voulez mettre en place !
Airtable regorge de fonctionnalités, avant de construire quoi que ce soit, posez à plat tous les éléments dont vous avez besoin, et en fonction de ces éléments quelles sont les tables et quels sont les éléments que je vais retrouver dans chaque table ?


2. Fouillez

Il y a de nombreuses extensions dans airtable. Si vous avez besoin d’une fonctionnalité précise, il y a de fortes chances pour qu’une fonctionnalité existe. Par exemple Dedupe pour supprimer les doublons.


3. Appuyez-vous sur la communauté

Si vous ne savez pas faire quelques choses, vous n’êtes sûrement pas le seul, cherchez sur Internet quelqu’un aura peut être déjà résolu votre problème.


4. Formez-vous pour de vrai

Zoé a participé à la formation No-Code de Join Maestro et cela l’a aidé à tester ses idées avec des experts (les intervenant(e)s et les coach) mais aussi avec ses pairs, les autres participant(e)s au programme. Cela permet de s’entraider, de se challenger dans ses réflexions et d’adopter des automatismes qui vous serviront sur airtable mais sur tous les outils de la stack no-code.

Qui est Zoé Talon, Head of Operations chez Maria Schools ?

Zoé a rejoint Maria Schools en 2019. Maria est le campus d’écoles auquel appartient notamment Maestro, l’école du produit et de la tech.
Elle a débuté chez Join Lion, la première école de Maria Schools en tant que Responsable Pédagogique des formations. Son rôle était de trouver les meilleurs intervenants et d’orchestrer de A à Z les formations pour les entreprises. C’est à ce moment là qu’elle a dû (et ce mot a toute son importance ;) ) utiliser airtable pour la première fois. 

Elle a évolué sur un rôle de People and culture en 2021 puis aujourd’hui elle est Head of Operations chez Maria Schools. En quoi ça consiste ? Zoé travaille sur les processus de l’entreprise, sur ses outils. Son objectif est de fluidifier nos process pour faire gagner en productivité et en efficacité les équipes.

C’est dans ce cadre qu’elle rejoint la formation No-Code de Join Maestro pour utiliser cette discipline afin de structurer et améliorer les processus de l’entreprise.



Ça vous a plus ? Vous souhaitez en apprendre plus en NoCode ? Rendez-vous sur le blog ! Ou aux prochains événements Maestro ?