Cet article est un récapitulatif de l'interview MaestriX de Vince Ertveld, fondateur de la société Kreacity et formateur aux automatisations d'entreprises !

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‍Le replay de l'interview 👇

Pourquoi automatiser un grand groupe ?

Pour séduire tout le monde avec de nouvelles automatisations et leurs évolutions, il faut dire la vérité ! Pas besoin de vendre plus qu'il n'en faut l'automatisation, Vince qualifie d'inutile la diffusion d'un faux message :

💬 "Grâce aux automatisations, vous allez économiser 40h de travail par semaine”.

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Il vaut mieux rassurer les entreprises avec un message vrai qui parle à chacun.

💬 "Si dans votre quotidien au travail, vous faites une tâche plusieurs fois par jour, ou bien une action peu intéressante, mécanique et répétitive, alors automatisez !"

👉 Une fois que les entreprises ont approuvé l'arrivée de nouvelles automatisations, elles sont plus à même d'en intégrer de nouvelles, mais aussi de les faire évoluer.
Et là, c'est gagné !

L'automatisation dans les grands groupes

Processus de mise en place d'une automatisation dans une entreprise

Il y a trois points clef à respecter pour mettre en place une automatisation :
1️⃣ La documentation :

• Documenter le besoin - pour essayer de convaincre, il faut avoir toutes les clefs et les réponses
• Documenter son scénario - anticiper la mise en place
• Documenter les évolutions possibles dans le futur

2️⃣ La formation : C'est super important de se former pour être capable de suivre les évolutions du processus. Pouvoir être autonome sur les nouvelles mise en place des automatisations est un avantage ! Power Automate est un outil que Vince recommande pour avoir une vue d'ensemble sur ce qui est possible !
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Si vous voulez vous former à tous les outils no-code, leurs utilisations et bien plus, checkez la brochure !

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3️⃣ La collaboration : Mieux vaut arriver à plusieurs pour présenter son projet, c'est plus rassurant pour les DSI de constater que l'autonomisation peut servir à plusieurs services.

💡 Vince recommande quelques outils pour documenter son projet, choisissez celui qui vous convient le mieux :

• Notion
• Coda
• Onenote
• Fiche365
• Même Word

Plus d'excuse pour ne pas proposer d'idée !!

Les outils no-code les plus utilisés pour automatiser

Il existe plusieurs outils no-code pour présenter son projet d'automatisation aux équipes et rassurer toutes les réticences :

• Zapier, est une plateforme d'automatisation en ligne qui permet de connecter et de synchroniser des applications web entre elles.

• Make, est une commande utilisée pour automatiser le processus de construction des logiciels à partir de leur code source.

• Notion, un outil qui permet de créer, organiser et partager des notes, des tâches, des bases de données,...
  

• Coda, est un outil de la gestion de projet, qui permet notamment la création de bases de données.

Des outils de communication :

• Slack
• Teams

Les principaux défis de la mise en place d'une automatisation

Selon Vince, la majorité des équipes de grands groupes sont souvent réticentes à l'arrivée de nouvelles automatisations sur le marché.
Il ne faut pas se décourager, mais les rassurer et tenter de répondre aux 4 principaux défis de la mise en place d'une automatisation :

• Les entreprises ont pris l'habitude de travailler avec certaines automatisations, les modifier amène un sentiment de peur et de nouvelle charge de travail peu rassurante sur la nouveauté.
• Il faut former les équipes sur la prise de nouvelles habitudes.
• Il faut calculer le ratio gain de temps/argent investis dans la mise en place des nouvelles automatisations, constater si c'est assez intéressant pour l'entreprise
• Bousculer l'organisation des DSI peut parfois être mal vu et provoquer de la réticence de leur part.

Astuce✨: Le conseil de Vince, c'est vraiment de se mettre d'accord avec les DSI ! Il ne faut pas arriver et vouloir tout bousculer ou avoir accès à l'ensemble du système. Il faut se backer et prévoir les interrogations et les réticences, proposer son projet et en discuter.

La gestion du changement et l'adoption de l'automatisation

Pour accompagner au mieux les équipes dans l'adoption aux changements de la nouvelle automatisation, il y a des processus à mettre en place.

La première étape, c'est évidemment que l'utilisateur comprenne à quoi va lui servir l'automatisation, en quoi ça va l'aider et comment elle fonctionne. A terme, son client doit être autonome sur l'automatisation pour la faire évoluer en fonction de ses besoins.
Pour ça, Vince utilise des démonstrations vidéos, un support clair, qui va droit au but pour ne pas laisser les utilisateurs sans aucune direction post-mise en place.

L'accompagnement des grands groupes

Vince différencie deux situations face aux clients :

• La communication se fait en contact direct avec un seul interlocuteur qui se chargera par la suite de former ses équipes. Le contact est fluide, l'adoption de l'automatisation se fait bien et plus rapidement.
• Toute l'entreprise : il s'agit alors de former plusieurs équipes à la fois sur une automatisation à venir. C'est un travail plus long qui demande de la patience et plus d'accompagnement pour changer les mentalités les plus réticentes à la nouveauté.

👉 Pour motiver toutes les équipes, il faut s'entourer d'une petite team d'employés appartenants à des secteurs différents, qui ont envie de bousculer les choses et évoluer pour faire naître la motivation générale.

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📌 Si vous êtes maintenant convaincu que l'automatisation peut être un réel avantage et faire évoluer votre entreprise, soyez à l'initiative de ce changement pour voir des actions concrètes se mettre en place ! Comme Vince le dit, formez-vous pour changer les mentalités et rassurer sur la nouveauté, juste ici avec Maestro ! ✨